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Como usar indicadores em tempo real para alavancar a área de compras

Como você tem feito a gestão dos seus fornecedores? Com que métricas? Olhando diariamente para quais indicadores? São nesses pontos onde moram os segredos sobre como gerir de forma eficiente a área de compras e torná-la cada vez mais estratégica para a companhia.

Entrevistamos cinco grandes especialistas e executivos chefe de áreas de compras com papéis centrais em grandes organizações. Confira como eles fazem a gestão de compras por meio de métricas e indicadores.

 

Miguel Galeti - Head of Strategic Sourcing Latin America do Google & Conselheiro da Inbrasc, escola de Supply Chain e Compras da Live University

Carlos Montagner - Principal Chief Operations Officer na Xcelis Consulting e Professor da Live University

Fernando Colino – Proprietário da empresa BKP Promo

Argentino Oliveira Neto - Head Global de Compras | Suzano Papel e Celulose

Vagna Maria - Sourcing Coordinator | Boehringer Ingelheim

 

Gestão de Fornecedores: KPI´s, SLA e SRM

Para conhecer mais sobre o assunto, você não pode deixar de conferir a programação da capacitação de dois dias em Gestão de Fornecedores da Live University. É uma imersão que irá te preparar para aplicar os conceitos a partir do dia seguinte na sua empresa.

Como você faz a gestão dos fornecedores de toda a cadeia de suprimentos da sua empresa?

Depende muito do tipo de fornecedor que estamos falando. Na nossa realidade contratamos muitos serviços, terceirizando processos de ponta a ponta... Então temos procurado usar o que a literatura chama de contratos outcome-based. Imagina que eu estou contratando um serviço, e em vez de contratar por hora, contrato para receber aquele serviço. Se em vez de contratar uma empresa que vai me colocar dez pessoas para fazer a limpeza de um espaço, eu contrato o espaço limpo, muda completamente a forma como eu me relaciono com o fornecedor. Para isso funcionar, eu tenho que ter muita clareza para como vou medir a qualidade do serviço que está sendo prestado, para acusar ou não a entrega.

O modelo de remuneração, por exemplo, vai mudar completamente a maneira como você vai ter o serviço prestado e que tipo de comportamento você vai incentivar no fornecedor. Na prática, quando pensamos nos contratos de serviços, o que eu quero olhar é qual a qualidade com que esse serviço foi prestado, então todos os indicadores devem me levar a medir isso, seja tempo, o nível da limpeza... No fundo ele vai me mostrar isso.

Quais métricas e indicadores você utiliza para avaliá-los?

Eu foco muito em saber qual a avaliação do cliente final daquele serviço, se ele foi atendido ou não. Por exemplo, se é um cara que conserta meu computador, no final eu quero coletar a opinião do cara que teve o computador consertado para saber qual a percepção dele. Outra é a percepção do cara que faz a gestão daquele contrato, como ele está vendo a qualidade daquele serviço sendo prestado. Esses qualitativos para mim são muito importantes. De novo, é na realidade onde estou inserido, em que a pressão por custo não tem tanta importância em muitos contratos.

Muitas empresas de ponta em tecnologia hoje têm afirmado manter um modelo em que a rapidez é um indicador muito mais importante que savings, por exemplo. Como você essa questão?

Isso volta para qual é o valor agregado que a área de compras vai te trazer. Como eu meço o resultado da área de compras. Nós medimos savings? Sim, mas aqui chamamos de rate reduction, e tem uma diferença que parece pequena, mas é conceitual e importante. Para mim, se estou baixando o valor do budget que estava combinado, ou abaixando o valor do contrato com relação ao que ele estava há um ano, saving real, como algumas pessoas gostam de dizer, claro que isso conta, mas, às vezes, tem negociações feitas que entregam uma redução da taxa que não necessariamente vai impactar o budget. Claro que isso é medido.

Nas últimas três empresas em que estive, nunca vi isso ser o fator decisório numa decisão de fornecedor de maior peso. Compras tem que se focar, hoje, em 2019, em outros critérios além do custo. Outras coisas que vão agregar. Então se eu penso em quais as métricas que uso para saber se o meu time de procurement está fazendo um bom serviço ou não, vou também olhar outras coisas, como, por exemplo, o spend under management. Isso para mim é muito mais importante. Quanto do spend da companhia com fornecedores que de fato eu estou influenciando? Às vezes eu não estou trazendo grandes savings. O fato de eu estar influenciando aquele tamanho de spend pode dar uma mensagem muito importante com relação a quão transparentes estão sendo os processos de compras, ou quanto que compras está de fato trazendo uma visão estratégica para o negócio.

 

Como você faz a gestão dos fornecedores de toda a cadeia de suprimentos da sua empresa?

Através de regras claras e acordadas no fechamento dos acordos comerciais. Condições comerciais, regras de atendimento da demanda e nível de serviço requerido são os pilares deste acordo, que pressupõe deveres e direitos de ambas as partes. A partir do acordo com cada parceiro comercial são definidos os critérios de avaliação, que irão suportar planos de melhoria para uma parcela relevante de fornecedores, bem como planos de desenvolvimento para os parceiros estratégicos.

Quais métricas e indicadores você utiliza para avaliá-los?

São diversos os instrumentos de medição para avaliação da qualidade dos fornecedores. Aqueles definidos para o processo de gestão devem atender as expectativas dos requisitantes dos serviços e materiais. Considero fundamentais para esta gestão alguns indicadores como: Pontualidade, Entrega completa, atendimento pleno do serviço requerido ou especificação do material, aderência aos requisitos regulatórios (quando aplicável), acuracidade de NFs (condições comerciais, NCM, tributos, etc).

Quais KPIs você considera cruciais para monitorar a área de compras?

  • Savings (Redução de Custos)
  • Atendimento das requisições (Tempo e aderência ao requerido)
  • OTIF fornecedores (Entregas realizadas no prazo e na quantidade acordada)
  • % do spend total em contrato vs spot
  • Prazo médio de pagamento a fornecedores
  • Coverage (Cobertura) - Quanto do spend total da empresa é gerenciado pela área de Compras

 

Como você faz a gestão dos fornecedores de toda a cadeia de suprimentos da sua empresa?

Saiba quais são os objetivos da empresa / Organize os processos / Construa um bom relacionamento com os fornecedores / Entenda os custos e valores envolvidos na cadeia de suprimentos / Compartilhe informações críticas / Planeje as exceções.

Quais métricas e indicadores você utiliza para avaliá-los?

Volume de Vendas / Custo / Qualidade / Flexibilidade / Inovação / Rentabilidade / Produtividade

Quais KPIs você considera cruciais para monitorar a área de compras?

Custo por pedido / Precisão dos pedidos / Prazo médio de pagamento / Lead Time / Qualidade do atendimento

 

Como você faz a gestão dos fornecedores de toda a cadeia de suprimentos da sua empresa?

Power BI/SAP

Quais métricas e indicadores você utiliza para avaliá-los?

Indicadores de rotina: Saúde da carteira (tempo para Requisição de compras virar Pedido de compra), Pedidos em atraso, Pedido de Emergência, contratos vs spot, acompanhamento de compras descentralizadas, orçamento de pessoas da área.

Quais KPIs você considera cruciais para monitorar a área de compras?

Spend Analyses, FUP das ações de gestão estratégica de categorias, analise de preços de mercado vs preço fechado com fornecedor.

 

Como você faz a gestão dos fornecedores de toda a cadeia de suprimentos da sua empresa?

Toda e qualquer compra da empresa obrigatoriamente passa pelo Depto de Compras. Fornecedores com relevância (spend, pais, criticidade, etc) fazem parte do programa de S.R.M. (ferramenta global).

Quais métricas e indicadores você utiliza para avaliá-los?

As métricas e indicadores são feitas de maneira distinta e depende da categoria. Por exemplo, para estudo clínico, incluímos tempos regulatórios, já um material de embalagem, prazos acordados.

Quais KPIs você considera cruciais para monitorar a área de compras?

KPIs importantes: Saving x budget / Purchasing success / Cost avoidance/ Payment terms/ Número de vendors.

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